Czech POINT: Autorizovaná konverze dokumentů

Autor: Milan Novák <novak(at)hkjihlava.cz>, Téma: Služby HK Jihlava, Vydáno dne: 19. 02. 2013

Prostřednictvím autorizované konverze dokumentů získáte dokument (převedený z listinné podoby do elektronické a naopak), který bude mít stejné právní účinky jako původní konvertovaný dokument, jehož převedením daný výstup vznikl.

1. července 2009 vstoupil v účinnost nový zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který upravuje elektronické úkony orgánů veřejné moci vůči fyzickým osobám a právnickým osobám, elektronické úkony fyzických osob a právnických osob vůči orgánům veřejné moci a elektronické úkony mezi orgány veřejné moci navzájem prostřednictvím tzv. datových schránek.

Co je to autorizovaná konverze a k čemu slouží

Autorizovanou konverzí se rozumí úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.

Jedná se tedy o navazující službu na tzv. datové schránky, které umožňují elektronické zasílání datových zpráv mezi subjekty, které si nechali buď datovou schránku zřídit na vlastní žádost, nebo kterým bude ze zákona zřízena.

Konvertovat bude nutné především ty dokumenty, u kterých musí být dále zachována stejná právní účinnost, jako u původního dokumentu, jehož převedením nový výstup vznikl.

Komu je služba určena

Služba autorizovaná konverze dokumentů je určena právnickým osobám, které budou mít datovou schránku zřízenou ze zákona od 1. listopadu letošního roku či fyzickým a fyzickým nepodnikajícím osobám, které si nechali datovou schránku dobrovolně zřídit nebo si datovou schránku teprve zřídí.

Co služba přináší

Obdrží-li adresát do datové schránky elektronický dokument, který bude chtít dále používat v listinné podobě, nechá si daný dokument převést (autorizovaně - úředně zkonvertovat) do listinné podoby. Autorizovanou konverzi dokumentů provádějí Kontaktní místa veřejné správy - Czech POINT včetně kontaktních míst Hospodářské komory České republiky, jejich aktuální seznam je uveden níže.

Autorizovaná konverze dokumentů tak mezi sebou zrovnoprávňuje papírovou a elektronickou formu dokumentů. Cílem zavedení datových schránek a autorizované konverze dokumentů je rychlejší, spolehlivější a levnější poskytování služeb veřejné správy nejširší veřejnosti. Tento systém umožní bezpečně a zaručeně komunikovat s orgány veřejné moci především z pohodlí svého domova nebo firmy.

V konečném důsledku přinesou datové schránky a systém konverze dokumentů finanční a časové úspory všem, kteří tento systém budou využívat. Zrychlí doručování dokumentů, odstraní vyhýbání se přebírání zásilek do vlastních rukou, čekání ve frontách na poštách, díky němu nenarazíte ani na zavřené dveře úřadů mimo jejich pracovní dobu apod. Provoz datových schránek i odesílání zpráv bude pro uživatele bezplatné.

Jaké doklady je nutné mít s sebou

Tato služba nevyžaduje mít s sebou žádné speciální doklady mimo předmětný dokument ke konverzi. Protože se konverze provádí jak z listinné podoby do elektronické a naopak, je nutno na kontaktní místo vzít buď originální listinu, která bude konvertována do podoby elektronické nebo elektronický dokument, podepsaný elektronickým podpisem (úřady jej takto standardně elektronicky podepisují), který bude konvertován do podoby listinné. Elektronický dokument může být dodán na kontaktní místo buď osobně na datovém nosiči, zaslán elektronickou cestou nebo dodán prostřednictvím tzv. úschovny, vzdáleného úložiště dokumentů. V případě, že se rozhodnete dokument zaslat prostřednictvím tzv. úschovny, pak pro jeho vyzvednutí je nutné sdělit pracovníkovi kontaktního místa identifikační kód, který informační systém datových schránek při jeho uložení do úschovny vygeneruje.

Cena

Za konverzi jedné i započaté strany dokumentu bude v souladu se zákonem o správních poplatcích na Ověřovatelských kancelářích hospodářské komory účtován poplatek 30,- Kč